Enabel met des outils numériques à la disposition des employés internationaux
Retour à la page d'accueilEnabel est l'agence de développement du gouvernement fédéral. L'agence, dont le siège est à Bruxelles, gère quelque 170 projets de développement dans une vingtaine de pays d'Afrique et du Moyen-Orient avec 2 000 employés. Pour collaborer harmonieusement au-delà des frontières, le besoin d'une plateforme commune, soutenue par des experts et des solutions numériques, s'est fait de plus en plus sentir. Cronos Public Services et Learnia ont aidé l'agence avec une proposition sur mesure.
Enabel promeut le développement international durable et contribue à la mise en œuvre de la politique de développement international de la Belgique. Son réseau mondial d'experts reconnus est extrêmement motivé pour relever ensemble les défis qui touchent l'Afrique, l'Europe et le Moyen-Orient. Enabel offre par exemple un soutien et des solutions dans les domaines de la paix et de la sécurité, du changement climatique, des inégalités économiques et sociales, de la mobilité humaine et de l'urbanisation.
Des connaissances sur mesure
Réunir des employés situés à des milliers de kilomètres les uns des autres n'est pas évident. Le décalage horaire, les différences culturelles, les différences linguistiques... sont autant de facteurs qui jouent un rôle. Enabel a cherché un moyen numérique de connecter ses partenaires internationaux. Pour ce faire, elle s'est tournée vers Cronos Public Services. Enabel travaille avec Cronos Public Services depuis des années sur divers projets. Pour cette question spécifique, ils se sont adressés au centre de compétences Learnia en 2019.
Pour les experts en connaissances, la situation était claire : Enabel avait besoin d'une approche globale à différents niveaux. En utilisant Microsoft Office 365, les employés pourraient facilement communiquer, collaborer et organiser des réunions depuis n'importe où dans le monde... De plus, ils ne devraient pas avoir à rechercher seuls les nombreuses possibilités du vaste paquet Office, mais devraient pouvoir compter sur le soutien d'experts, d'ambassadeurs et d'un véritable portail de connaissances numériques.
Boîte à outils numérique multilingue
Les experts ont développé la plateforme de connaissances - ou Toolbox, comme ils l'appellent en interne - au sein de SharePoint. Il s'agit d'un environnement numérique qu'Enabel utilisait déjà auparavant, ce qui n'a entraîné aucun coût supplémentaire. Les experts ont fait un usage optimal des informations déjà disponibles (par exemple, les vidéos d'instruction de Microsoft, les plans et les manuels étape par étape existants), mais ont également développé des informations adaptées aux besoins d'Enabel (par exemple, des fiches d'information personnalisées, des scénarios et des webinaires). En utilisant autant que possible les licences et les produits dont Enabel disposait déjà en interne et en intégrant les sources d'information existantes dans la nouvelle plate-forme de connaissances, les experts en connaissances ont toujours essayé de tirer le meilleur parti du budget limité.
Mais leur rôle ne s'arrête pas là. Maintenant que le portail est opérationnel, ils fournissent des mises à jour régulières des informations disponibles - après tout, le monde numérique ne s'arrête jamais. En outre, ils ont développé le portail de manière aussi dynamique et conviviale que possible, afin que les employés d'Enabel puissent facilement adapter et ajouter des informations eux-mêmes. Pour surmonter les barrières linguistiques, la plateforme existe en néerlandais, en français et en anglais.
Formation pour différents groupes cibles
Mais Learnia a également cherché une solution aux autres obstacles. En effet, rendre toutes les informations disponibles est une chose, mais cela ne signifie pas que tout le monde soit immédiatement conscient des nouvelles possibilités. C'est pourquoi les experts en connaissances ont organisé des cours de formation numérique adaptés aux différents groupes cibles. Non seulement les utilisateurs finaux, mais aussi les gestionnaires de projets internationaux et les digital natives expérimentés ont été plongés dans le monde merveilleux de Microsoft Office 365. En outre, Enabel a recherché des utilisateurs motivés qui pourraient former leurs collègues en tant qu'ambassadeurs locaux. Ces ninjas numériques, comme on les appelle, ont reçu une formation et un soutien sur mesure.
Cronos Public Services a entièrement déchargé Enabel de la gestion de ces formations. Ils ont donc non seulement fourni le contenu, mais aussi pris en charge l'ensemble de l'organisation. Ils ont conçu un formulaire d'inscription numérique - y compris une liste d'attente - et mis en place les formations de A à Z en amont et en aval.
Conseils personnalisés
En guise de dernière partie du parcours de connaissances, Cronos Public Services a fourni un rapport de vision avec des pistes pour l'avenir. Où Enabel veut-elle aller à l'avenir ? Le premier conseil des experts a été de chercher un "digicoach" pour assurer le suivi de la plateforme de connaissances en interne à l'avenir. En outre, les experts ont préconisé une approche plus centralisée, car Enabel utilise actuellement plusieurs plateformes. En centralisant davantage, il sera encore plus facile pour les utilisateurs finaux de trouver des réponses à leurs besoins d'apprentissage. Comme Enabel investit en permanence dans une meilleure coopération transfrontalière, l'avenir commun s'annonce prometteur.