Vergaderen met collega's en/of externe partijen is een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk. En meer en meer zijn deze vergaderingen online, met behulp van moderne technologie, die ons ondersteunt voor - tijdens en na de vergadering zelf.

Met Teams, OneNote en Planner heb je drie hulpmiddelen die je helpen vergaderingen efficiënt voor te bereiden, de taken en het verslag bij te houden en natuurlijk ook allerlei functionaliteiten die je nodig hebt om de vergadering zelf in goede banen te leiden.

Wat maakt vergaderingen inefficiënt?

• een overzicht van gekende frustraties

Een vergadering voorbereiden met Teams en OneNote

• Met wie vergader je? Vast team - wisselend team
• Inzetten van Teams en kanalen
• Aanmaken van een gedeeld notitieblok
• De uitnodiging voor de vergadering
• De Dynamische Agenda van de vergadering
• Discussiëren in Teams voor de vergadering - beslissen in de vergadering

Tijdens de vergadering

• De rollen tijdens een online vergadering
  • voorzitter
  • notuleren (met 1, 2 of meerderen?)
  • taken bijhouden
• Inzetten van Onenote voor een gedeeld verslag
• Snel de meeting details vanuit Outlook toevoegen aan je verslag
• Snel de aanwezigheden bijhouden
• Opsmukken van een OneNote verslag - werken met een template
• Inzetten van Planner voor de takenlijst
• Afspraken met de deelnemers: mute, "hand raise", chat gebruiken?
• Opnemen van de vergadering?
• Tips die frustratie vermijden tijdens online meetings

Na de vergadering

• Na-werken op de taken uitgedeeld tijdens een vergadering
• Discussiëren over taken in Planner
• Overzicht krijgen op de taakvoortgang